Der langsame Tod des Motivationsschreibens

Die Migros sucht eine strategische Projektleitung im Bereich Unternehmenskommunikation. Wer sich durch das Jobportal des orangen Riesen klickt, wird explizit darauf hingewiesen, dass ein Motivationsschreiben nicht nötig sei. Auch ihre Tochter Digitec Galaxus winkt ab: «Ein Motivationsschreiben ist bei uns nicht mehr Pflicht», sagt ein Sprecher. Man wolle es mittelfristig nicht mehr in der Bewerbungsmaske haben. Bei den ZFV-Unternehmungen, die vor kurzem mit einem HR-Preis der Arbeitgeberseite ausgezeichnet wurden, verlangt das Rekrutierungsteam ebenfalls «nicht mehr zwingend» ein Motivationsschreiben. Man setze auf «tiefe Einstiegshürden».

Über Jahrzehnte war das «Anschreiben» die Kür im Bewerbungsprozess, ein Profilierungsinstrument zur Darstellung der Persönlichkeit. Sprachlich weniger Begabte brüteten oft lange über solchen Schreiben, um ihre Chancen für eine Gesprächseinladung zu erhöhen.

Doch das hat sich radikal geändert. Der schleichende Niedergang dieser «pièce de résistance» begann allerdings bereits vor der Einführung der künstlichen Intelligenz. «In den letzten 15 Jahren sind die Motivationsschreiben zunehmend zur übertriebenen Prosa verkommen und haben deshalb als One-size-fits-all-Standarddokument immer weniger Mehrwert geboten», sagt Pascal Scheiwiller, CEO der auf HR-Dienstleistungen spezialisierten Alixio Group in Zürich. Schon vor Chat GPT, Claude und dergleichen seien die Schreiben oft von anderen Personen verfasst und mit Worthülsen zu geschliffenen nichtssagenden Werbeschreiben in eigener Sache geformt worden, sagt der HR-Experte. Mit der Einführung von KI hat sich dieser Trend vollends verselbstständigt.

Zu generisch, austauschbar, wenig originell

Unternehmen gehen heute mehrheitlich davon aus, dass die Motivationsschreiben mit KI verfasst worden sind – teilweise oder vollständig. Dumm nur, dass die Briefe dadurch nicht besser geworden sind. Zwar sind sie laut ZFV-Unternehmungen heute «strukturierter und fehlerfreier». Doch inhaltlich zeigt man sich in der Firmenwelt wenig happy über die Entwicklung. «Die Qualität der Motivationsschreiben hat sich durch den Einsatz von KI nicht zwingend verbessert», heisst es beim Versicherer Allianz Suisse. «Es führt manchmal dazu, dass Bewerberinnen weniger eigenständig denken und ihre persönliche Note vernachlässigen.» Bei anderen Unternehmen tönt es ähnlich: Zu generisch, zu wenig originell, austauschbar, zu lang – die Kritik ist vielfältig.

Das Motivationsschreiben hat eine lange Tradition auf dem Schweizer Arbeitsmarkt. Die Industrialisierung im 19. Jahrhundert hatte einen Wettbewerb um Arbeitskräfte ausgelöst und damit eine Professionalisierung in der Rekrutierung, die dazu führte, dass sich das heutige Standarddossier – Lebenslauf, Zeugnisse/Diplome, Motivationsschreiben – nach dem Zweiten Weltkrieg breit etablierte.

«Früher gabs zwei Fraktionen in der Personalabteilung – diejenige, die lieber zuerst das Motivationsschreiben las und dann den Lebenslauf, und die andere, die es umgekehrt machte. Heute zählt klar der Lebenslauf», sagt Matthias Mölleney, Leiter des Zentrums für Human Resources und Leadership an der HWZ Zürich. Trotz dieser Fokussierung auf den Lebenslauf wird das Motivationsschreiben von sehr vielen Unternehmen – vor allem KMU – noch standardmässig eingefordert. Der Grund dafür ist aus Sicht von Mölleney banal: «Es gibt schlicht noch keine vernünftige Alternative zum Motivationsschreiben.» Für den Experten ist klar: Einfach nur noch auf den Lebenslauf zu fokussieren, wie das einige Unternehmen bereits tun, ist falsch. «Es ist wichtig, die Kandidatinnen und Kandidaten auch beim Erstkontakt als Persönlichkeit zu spüren», sagt Mölleney. Einige Firmen würden beispielsweise ein kurzes Video anstelle des Motivationsschreibens fordern. Doch das findet der Personalprofi nicht optimal, weil es neue Diskriminierungen schafft. «Bei Videos sind die jüngeren Generationen klar bevorteilt.»

Wie also soll zeitgemässe Rekrutierung aussehen? Viele Unternehmen merken, dass sie sich angesichts des KI-Einheitsbreis etwas Neues einfallen lassen müssen. «Innerhalb der Allianz-Gruppe wird darüber nachgedacht, neue Formate anstelle von Motivationsbriefen einzuführen», heisst es beim Versicherer. «Die Unternehmen müssen klar kreativer werden in der Rekrutierung», fordert auch HR-Experte Scheiwiller. Mit den heutigen KI-basierten Systemen könnte man seiner Meinung nach anstelle des Motivationsbriefs auch ein Kurz-Assessment in Form von drei intelligenten, aussagekräftigen Fragen machen.

Auch bei den Stellenanzeigen sieht Scheiwiller Handlungsbedarf: Die von den Bewerbenden geforderte Originalität und Prägnanz werde von den Firmen häufig selber nicht eingelöst. «Die Stelleninserate kommen viel zu generisch daher. Sie sind mit den ewig gleichen Buzzwörtern gespickt statt mit reflektierten, präzisen Anforderungsprofilen und Jobbeschreibungen», kritisiert Scheiwiller.

Umstrittene Selektion mit KI

Das Paradoxe am modernen Arbeitsmarkt ist: KI treibt die Menge an Bewerbungen stetig an. Weil die Interessentinnen weniger Aufwand betreiben müssen, um ihr Dossier zusammenzustellen, verschicken sie auch mehr Bewerbungen. Für die Unternehmen bedeutet das mehr Aufwand in der Rekrutierung, obwohl KI eigentlich das Gegenteil bewirken sollte. Scheiwiller glaubt, dass auch hier neue Lösungen gefordert sind. «Für die Unternehmen wird die Suche im versteckten Stellenmarkt über persönliche Kontakte aufgrund der Flut von KI-Bewerbungen wieder attraktiver und möglicherweise effizienter.»

Hinzu kommt: KI-basierte Applicant-Tracking-Systems (ATS), die im Recruiting schon fleissig zur Vorselektion von Bewerbungen eingesetzt werden, sind zunehmend Kritik ausgesetzt (siehe Box). Matthias Mölleney, der mit seiner Firma Peoplexpert Firmen in HR-Themen berät, ist überzeugt, dass diese Gegenbewegung auch in die Schweiz kommen wird. Der Einsatz von KI im Recruiting werde im neuen KI-Gesetz der EU (AI Act) bereits als Hochrisiko eingestuft. Mölleney: «Auch Unternehmen in der Schweiz müssen mit Klagen rechnen.»