Wie Onlinemeetings endlich wieder effizient werden

«Videocalls sind aus der modernen Arbeitswelt nicht mehr wegzudenken», bestätigt Melanie Baumgartner, Psychologin und Doktorandin am Mobiliar Lab für Analytik der ETH Zürich. «Das Problem ist nicht das Format, sondern das Design.» Virtuelle Meetings seien nicht per se ineffizient, doch sie werden es, wenn sie falsch aufgebaut sind. Die Konsequenzen sind gravierend: weniger Innovation, mehr Fehlentscheidungen, ein erhöhtes Stressniveau. Für Firmen bedeutet das nicht nur Produktivitätsverluste, sondern auch ein Risiko für Motivation und Bindung. Doch es gibt Wege, Meetings effizienter zu gestalten.

Meetings, die E-Mails hätten sein können

Laut Baumgartner sollten gerade Führungskräfte virtuelle Zeit als «Premiumzeit» verstehen. «Alles, was nur informiert, gehört in ein asynchrones Format», so Baumgartner. Das sind Meetings, die auch in Form eines E-Mails erfolgen könnten: «Echte Meetings sind für Interaktion da: Entscheidungen, Priorisierungen oder Co-Kreation.» Ein gut strukturiertes Meeting beginne mit einer klaren Frage (wozu sind wir hier?) und ende mit einer präzisen Zusammenfassung: Was wurde entschieden, wer macht was bis wann? Diese scheinbar banalen Prinzipien sind laut Baumgartner psychologisch hochwirksam: Sie reduzieren Unsicherheit, schärfen den Fokus und erhöhen die Verbindlichkeit.

Die Verbindlichkeit geht auch bei denen verloren, die den ganzen Tag still vor dem Laptop sitzen, an einem Meetingmarathon teilnehmen und nur zuhören. Der Bildschirm wechselt, nicht aber die eigene Präsenz. Laut Baumgartner entsteht dabei eine weitere unnötige kognitive Belastung: Virtuelle oder stark gestaltete Hintergründe liefern zusätzliche Reize, die nichts mit dem Inhalt zu tun haben: Das Gehirn muss filtern. Ruhige, natürliche Hintergründe und gute Audioqualität entlasten hingegen. Baumgartner verweist auf eine Studie von Basch, Albus und Seufert aus dem Jahr 2025: «Wenn Teilnehmende die eigene Videoansicht ausschalten, sinken Erschöpfung und kognitive Überlastung signifikant.»

Nicht nur die Technik beeinflusst die Effizienz von Meetings, sondern auch der Ablauf und die Struktur. Die Führungskräfte sollten klar definieren, wer bei einem Meeting wirklich anwesend sein muss. Gleichzeitig stehe auch jeder Mitarbeitende in der Selbstverantwortung, zu sagen: «Ich glaube, ich gehöre nicht in dieses Meeting» – statt still dabeizusitzen. Ein kleiner Kreis eingeladener Personen führt zu mehr Verbindlichkeit und zu mehr Engagement im Meeting selbst. Aber nur, wenn die ausgewählte Gruppe zu Beginn des Meetings die Rollen klar verteilt: Wer moderiert, wer dokumentiert, und wer trifft die weiterführenden Entscheidungen? Wird das explizit festgelegt, nimmt die Zahl der Redebeiträge ohne Substanz ab, und die Diskussion bleibt zielgerichtet.

Zur Gestaltung des Meetings gehört auch die Dauer. Die Psychologin empfiehlt, kürzere Slots von 25 Minuten oder 50 Minuten mit bewussten Pausen zu planen und so die Effizienz der hybriden Meetings zu steigern. Kurze, fokussierte Meetings verringern auch das Risiko, dass die Teilnehmenden während des Meetings anderen Aufgaben nachgehen. Dieses vermeintliche Multitasking schadet mehr, als dass es nützt. Denn wer ein Mail beantwortet oder eine Nachricht schickt, unterbricht den eigenen Fokus. Diesen zurückzugewinnen, dauert mehrere Minuten – und nicht, wie oft vermutet, wenige Sekunden.

Zuletzt ist ein zentrales Prinzip erfolgreicher Meetings die Beteiligung. Wer nur zuhört, schaltet früher oder später ab. Baumgartner empfiehlt, jedes Onlinemeeting mit einer kurzen Aktivierung zu starten; Miniumfragen, spontane Fragen oder ein stilles Brainstorming mit anschliessender Präsentation bringen Abwechslung. Gerade Letzteres lässt Raum für Ideen von introvertierten Mitarbeitenden, die Ideen lieber schriftlich als mündlich teilen.

Aktivieren statt nur beschallen

Auch Meetings im Stehen, spezielle Startzeiten und die Faustregel, dass maximal zehn Personen an einem Treffen teilnehmen, helfen. «Wenn virtuelle Meetings so gestaltet sind, dass Präsenz sich lohnt, kreative Beiträge erwünscht sind und kognitive Ressourcen respektiert werden, erübrigen sich die Versuchung und Ablenkung wie ‹Nebenbei-Mails› fast von selbst», sagt die Psychologin.

In der Verantwortung stehen letztlich die Führungskräfte. Sie müssen die richtigen Rahmenbedingungen schaffen. Dazu gehört, klare Erreichbarkeitsregeln zu definieren – wer wann erreichbar ist und wann fokussiertes Arbeiten Vorrang hat. Unternehmen, die diese Strukturen schaffen, profitieren doppelt: von erholten, kreativeren Mitarbeitenden und von Führungskräften, die weniger Zeit in Calls verlieren. «Dann ist das Onlinemeeting nicht mehr der Ort des digitalen Chaos und der reinen Anwesenheitspflicht, sondern ein fokussiertes, gemeinsames Arbeitsformat», sagt Expertin Melanie Baumgartner.