Die Sache mit dem geteilten Pult

Bei Firmen ist es in aller Munde. Und die, die es noch nicht eingeführt haben, diskutieren zumindest eifrig darüber. Die Rede ist von Desk-Sharing – dem nonterritorialen Arbeitsplatz. Es bedeutet, dass ein Unternehmen über weniger Arbeitsplätze als Mitarbeiter verfügt, um so die Bürofläche optimal zu nutzen – und natürlich die Kosten zu senken.

Der Hintergrund: Im Zeitalter der Digitalisierung und des flexiblen Arbeitens ist längst nicht mehr jeder Schreibtisch täglich besetzt – genau genommen etwa nur in 50 Prozent der Zeit, wie Berechnungen der Swiss Re zeigen. In der Folge kommen beim Desk-Sharing auf zehn Angestellte zumeist etwa sieben bis acht Schreibtische.

Arbeitnehmer sind unzufrieden

Die Vorteile für den Arbeitgeber liegen also auf der Hand. Doch wenn man bei den betroffenen Arbeitnehmern nachfragt, zeigt sich: Von dem gehypten Arbeitsplatzkonzept halten sie wenig. So zumindest lautet das Ergebnis einer Umfrage der «Handelszeitung» in Zusammenarbeit mit dem Schweizer Spezialisten für Mitarbeiterbefragungen icommit.

Unter den Teilnehmern zeigte sich eine sehr niedrige Gesamtzufriedenheit mit Desk-Sharing. Ob hinsichtlich der Kommunikation mit Kollegen und Vorgesetzten, der Flexibilität oder dem Zugehörigkeitsgefühl zum Arbeitgeber – alle abgefragten Aspekte wurden generell eher negativ beurteilt.

Erschwert konzentriertes Arbeiten

So sagten etwa 80 bzw. 73 Prozent der Befragten, dass Desk-Sharing weder die Kommunikation mit Vorgesetzten noch mit Kollegen vereinfacht oder zu mehr spontanen Interaktionen oder beruflicher Inputs führe (56 Prozent). Auch gefällt fast drei Viertel der Befragten nicht die Flexibilität, die das Konzept mit sich bringt.

Für gut die Hälfte erschwert Desk-Sharing stattdessen konzentriertes Arbeiten. 43 Prozent sehen sich morgens unter Druck gesetzt einen guten Arbeitsplatz zu finden und 44 Prozent fühlen sich dadurch, dass ihnen der feste Arbeitsplatz fehlt, im Unternehmen sogar anonymer. Ungefähr gleich viele sagten zudem, dass sich durch Desk-Sharing ihr Zugehörigkeitsgefühl zum Arbeitgeber verringert. Immerhin: 29 Prozent der Befragten können gut nachvollziehen, warum ihre Firma das Arbeitsplatzkonzept überhaupt einführt.

In der Schweiz noch nicht Standard

Doch es kann aufgeatmet werden, denn: Bei den meisten Schweizer Unternehmen ist Desk-Sharing noch nicht Standard. Einer Studie der Immobilienfirma Jones Lang La Salle (JLL) zufolge ist das Konzept vor allem bei Firmen mit über tausend Beschäftigten verbreitet – und auch bei diesen Grossunternehmen machen die geteilten Pulte überwiegend weniger als 30 Prozent aller Arbeitsplätze aus. Doch viele Firmen wollen Desk-Sharing ausbauen. Experten gehen davon aus, dass in den kommenden fünf Jahren das Konzept bei Arbeitgebern mit mehr als 250 Mitarbeitern deutlich zunehmen wird.

Vorreiter auf diesem Gebiet sind etwa die SBB, die Swisscom und die Post: Mitarbeiter teilen sich hier schon seit Jahren das Pult. Am meisten Verbreitung findet es aber in der Versicherungs- und Finanzbranche – rund 100 Millionen Franken soll die UBS pro Jahr sparen, hiess es im Jahr 2013.

Teil eines kompletten Arbeitsplatzmodells

Dass Mitarbeiter Desk-Sharing negativ bewerten, überrascht ZHAW-Forscherin Jennifer Konkol nicht. Der Grund: Desk-Sharing ist ein Teil eines kompletten Arbeitsplatzmodells, zu dem auch andere Aspekte wie etwa Homeoffice, Kreativräume und Rückzugsorte gehören können – und eben auch Desk-Sharing. «Dieses losgelöst zu betrachten, greift daher zu kurz», sagt Konkol.

Der Expertin zufolge kommt es bei der Einführung neuer Arbeitsplatzmodelle auf die persönliche Nutzenbilanz des Mitarbeiters an. «Ob Sie als Arbeitgeber nun Desk-Sharing einführen oder Homeoffice oder aktivitätsorientierte Büros oder alles zusammen – der Mitarbeiter zieht eine persönliche Bilanz. Er resümiert was er durch das neue Arbeitsmodell hinzugewinnt, und was ihm persönlich einen Nutzen bringt. Diese Nutzenbilanz muss für ihn stimmen und darauf kommt es an», so Konkol.

Mitarbeiter werden nicht gefragt

Doch in der Praxis liege auch genau da das Problem, denn: «Unternehmen berücksichtigen die Nutzenbilanz der Angestellten kaum, auch weil sie einfach nicht wissen, was ihren Mitarbeitenden Nutzen bringt.» So sei es vor der Einführung neuer Bürokonzepte zentral, die Mitarbeiter zu befragen, was sie an ihrem neuen Arbeitsplatz brauchen, und sie entsprechend in die Gestaltung der Konzepte miteinzubeziehen.

«Doch tatsächlich haben Unternehmen Angst, ihre Angestellte zu fragen, was sie an ihrem Arbeitsplatz brauchen, weil sie befürchten, dass sie mit Wünschen kommen, die aus Kostensicht gar nicht zu realisieren sind», so Konkol.

Vernünftige Vorstellungen

Dabei zeigen Studien wie die des Immobiliendienstleisters Savills: Teure, freizeitbezogene Annehmlichkeiten am Arbeitsplatz wie Fitness- oder Ruheräume werden von Mitarbeitern grösstenteils als eher unwichtig erachtet. Stattdessen beziehen sich die Anforderungen meistens nur auf jobbezogene oder effektivitätssteigernde Massnahmen, die das reguläre Arbeitsleben betreffen.

Demzufolge sind die drei wichtigsten Räumlichkeiten innerhalb eines Büros eine Tee- und Kaffeeküche, gefolgt von Konferenz- und Meetingräumen sowie Räumen zum ungestörten Arbeiten für Einzelpersonen. Weniger geschätzt werden hingegen eine Sauna, eine Event-Fläche (etwa ein Raum mit Kinoleinwand), ein Fitness- und Sportraum oder ein Ruhe- und Schlafraum.

Symbolkraft nach aussen

Dass Unternehmen diesen Fakt noch nicht erkannt haben, überrascht Konkol, zumal nach Meinung der ZHAW-Forscherin das Arbeitsplatzmodell von strategischer Bedeutung ist. «Arbeitsplatzmodelle haben Symbolkraft nach aussen, auch auf potenzielle Mitarbeitende. Entsprechend ist es eine strategische Entscheidung, die von der Unternehmensstrategie abgeleitet werden muss. Diese Wichtigkeit ist aber noch nicht ganz oben angekommen», sagt die Expertin.

Anders sei das etwa bei Google, das für seine innovative und attraktive Umgebung bekannt ist. «Es ist eine Stärke von Google, sich darüber Gedanken zu machen, was für eine Unternehmenskultur und Art von Mitarbeiter es haben will. Davon ausgehend hat es seine Büros gestaltet – wie wir wissen mit Erfolg», so Konkol. Und das ganz ohne Desk-Sharing, denn beim Internetriesen hat jeder Mitarbeiter seinen festen Platz. Und das, obwohl nicht jedes Pult täglich besetzt ist.