Anwälte verteidigen nicht nur – sie ermitteln auch

Bei Anzeichen für Fehlverhalten, wie Verstösse gegen interne Richtlinien oder Gesetze, führen Unternehmen interne Untersuchungen durch, um den Sachverhalt systematisch und vertieft zu ermitteln. Oft stehe die interne Untersuchung auch im Zusammenhang mit behördlichen Abklärungen und Untersuchungen, etwa der Finma, der Wettbewerbskommission (Weko) oder einer Strafbehörde, sagt Claudio Bazzani. Er leitet bei der Kanzlei Homburger das Investigations Team und ist Mitherausgeber des Werks «Interne Untersuchungen» aus der Reihe «Handbücher für die Anwaltspraxis». «Auslöser von internen Untersuchungen sind meist Hinweise von Whistleblowern, Berichte in den Medien, behördliche Anfragen und Ermittlungen sowie parallele Vorkommnisse bei anderen Unternehmen in der gleichen Branche.»

Whistleblower

Im Fall des Bündner Baukartells war ein Hinweisgeber die zentrale Figur, die zur Weko-Untersuchung und zu drei weiteren Untersuchungen führte. Die Bündner Bauindustrie wurde über Jahre hinweg von einem Kartell dominiert, das durch systematische Preisabsprachen öffentliche und private Bauaufträge manipulierte. Adam Quadroni, selbst Bauunternehmer, war Teil dieses Systems, bevor er sich entschloss, die illegalen Praktiken offenzulegen. Er wurde zunehmend unter Druck gesetzt und letztlich aus dem Netzwerk ausgeschlossen. Danach wandte er sich an die Behörden und lieferte entscheidende Beweise, die zur Weko-Untersuchung führten. Mehrere Bauunternehmen mussten in der Folge hohe Geldstrafen bezahlen.

Nebst und nach der Weko-Untersuchung befasste sich eine parlamentarische Untersuchungskommission mit den Polizeieinsätzen gegen Adam Quadroni und den Beziehungen von Kartellmitgliedern zu lokalen Behörden. Eine Administrativuntersuchung nahm die Vorwürfe gegen die Polizeieinsätze, insbesondere die Hausdurchsuchungen bei Quadroni, unter die Lupe, und zwei Professoren der Universität Fribourg untersuchten die Verfahrensabläufe im kantonalen Tiefbauamt zwischen 2004 und 2012. Das Fazit der Untersuchung: Der Kanton Graubünden war nicht in das Baukartell verwickelt. Mitarbeitende des Tiefbauamts hätten aber ihre Dienstpflicht verletzt, weil sie die Hinweise von Quadroni nicht an die Weko weitergeleitet hatten.

Klares Mandat 

Eine erfolgreiche interne Untersuchung erfordere ein klares Mandat, ausreichend Ressourcen, Zugang zu Daten und die Unterstützung der Unternehmensführung, sagt David Rosenthal, Partner bei der Zürcher Kanzlei VISCHER AG. Er ist Autor des «Praxishandbuchs für interne Untersuchungen und eDiscovery» und leitet den Bereich in seiner Kanzlei. «Auf persönlicher Ebene finde ich Unvoreingenommenheit, Empathie und einen Blick für Details wichtig», sagt er. In der Analyse sei klar zu unterscheiden, was Fakten und was Annahmen, Wertungen und Vermutungen seien. Mit betroffenen Personen sollte, so es der Zweck erlaubt, Klartext gesprochen werden, aus Gründen der Fairness und um Vertrauen zu schaffen, findet Rosenthal. «Es geht immer um Menschen, und alle haben ihre persönlichen Geschichten.»

Flexibilität und Anpassungsfähigkeit seien ebenfalls unerlässlich, sagt Simone Nadelhofer, Partnerin der Wirtschaftskanzlei Schellenberg Wittmer und Mitherausgeberin von «Interne Untersuchungen». Solche Untersuchungen könnten sehr dynamisch sein. «Plötzlich findet man unerwartet ein Dokument, das eine bisher verdächtige Person entlastet. Oder eine befragte Person macht eine Aussage, die in eine ganz andere Richtung zeigt als erwartet.» Der Untersuchungsansatz sollte bei neuen Erkenntnissen angepasst werden können, und das Team müsse offen für solche überraschenden Wendungen sein. Eine klare Verteilung der Verantwortlichkeiten und eine starke Führungsstruktur seien entscheidend, sagt Simone Nadelhofer. «Ebenso gilt es, Diversität zu beachten – insbesondere bei sensiblen Themen wie sexueller Belästigung, da wäre ein rein männliches beziehungsweise weibliches Team unter Umständen unangemessen.»

Die Zusammensetzung des Teams sowie eine reibungslose Zusammenarbeit sind essenziell für den Erfolg einer internen Untersuchung. Eine effiziente Arbeitsgruppe vereint Spezialisten aus verschiedenen Fachgebieten wie Recht, Forensik, IT und Kommunikation. «Es braucht Leute mit Spürnase, Leute für Details und solche mit dem Blick für das grosse Ganze», sagt David Rosenthal.

Oft steht ein Anwalt an der Spitze, damit die Abklärungen unter den Schutz des Anwaltsgeheimnisses fallen. Und: Die reibungslose Zusammenarbeit mit ranghohen Vertretern der Unternehmung ist zentral. Am wichtigsten ist jedoch die Definition der Ziele und des Umfangs der Untersuchung. «Ist der Scope zu eng, verfehlt die Untersuchung ihren Zweck», sagt Claudio Bazzani. «Ist er zu breit, ufert die Ermittlung aus.»

Während der Untersuchung sichtet und analysiert das Team Dokumente, E-Mails, Chats, Telefondaten, Aufzeichnungen und andere Daten. Die Analyse der elektronischen Daten erfolgt mithilfe von spezialisierter eDiscovery-Software und KI-Tools. Erst später kommt es zu Interviews mit relevanten Personen. Einerseits erhalten die Anwälte so oft Informationen, die nicht in den Unterlagen zu finden sind. Anderseits können sie mit einer gut aufgearbeiteten Dokumentenanalyse auch die Glaubwürdigkeit der Interviewten prüfen.

CSI vs. Realität 

Mit der Darstellung in Filmen und Serien hat der Alltag eines IT-Forensikers wenig zu tun. In TV-Serien knacken Forensiker Passwörter in Sekunden, rekonstruieren sämtliche gelöschten Daten und finden den Schuldigen innert Stunden oder Tagen. «Die Arbeit eines Forensikers ist viel komplexer, zeitaufwendiger und erfordert eine präzise interdisziplinäre Zusammenarbeit», sagt Lionel Bloch, CEO der auf IT-Forensik und eDiscovery spezialisierten Firma Forentec AG. Die Untersuchung digitaler Beweismittel erfordert nebst dem Sammeln und Sichern der Daten auch die sorgfältige Analyse von riesigen Informationsmengen auf einer Vielzahl von Datenträgern. Jeder Schritt der Untersuchung ist präzise zu dokumentieren, da die Ergebnisse oftmals in Rechtsstreitigkeiten verwendet werden. «Ein kleiner Fehler kann die gesamte Untersuchung gefährden», sagt Bloch.

Um aus Millionen von Dokumenten die relevanten und belastenden Informationen herauszufiltern, setzen moderne Filtertechnologien auf automatisierte Mustererkennung, Keyword-Analysen und KI-gestützte Priorisierung. Besonders im wirtschaftlichen Kontext wird auch hierzulande die sogenannte Open Source Intelligence (OSINT) immer wichtiger. OSINT bezeichnet die Suche nach Informationen in öffentlich zugänglichen Quellen wie Handelsregistern, Medien, Social Media, Spezialdatenbanken und dem Darknet sowie die Analyse der erhobenen Informationen. Während in den USA Anwälte OSINT bei Untersuchungen standardmässig einsetzen, ist diese Praxis in der Schweiz noch nicht weit verbreitet. «OSINT-Techniken können essenziell sein, um Beziehungen, Anomalien und kritische Inhalte herauszuarbeiten und verdächtige Inhalte effizient zu identifizieren», so Lionel Bloch.

An manche Daten kommen allerdings auch die erfahrensten Forensiker nicht oder nur sehr schwer heran. Verschlüsselte Kommunikation, Multi-Faktor-Authentifizierung und Datenschutzregularien erschweren Analysen, sagt Lionel Bloch. «Nicht alles lässt sich knacken, schon gar nicht innerhalb von Sekunden.»

Wenn Befragte mauern

Aufgrund der Treuepflicht und des Weisungsrechts sind Mitarbeiter verpflichtet, an einer Untersuchung teilzunehmen, ansonsten liegt eine Verletzung des Arbeitsvertrags vor. Nicht alle Mitarbeitenden sind allerdings kooperativ, etwa in Interviews oder in Bezug auf die Sicherung von geschäftlichen Daten auf privaten Geräten. «Wollen sich Befragte bei Interviews partout an nichts mehr erinnern können, möchten wir die Gründe verstehen und einordnen können», sagt Claudio Bazzani. Oder Mitarbeitende gewährten beispielsweise keinen Zugang zu WhatsApp, obwohl sie diesen Kommunikationskanal nachweislich für geschäftliche Kommunikation nutzen. «Wir hatten einen Fall, wo eine Belegschaft sich mehr oder weniger kollektiv weigerte, mitzuwirken, um Machenschaften ihrer lokalen Chefin zu schützen», sagt David Rosenthal. Sein Team konnte dennoch genug Informationen ermitteln, die Frau und ihre Komplizen wurden verurteilt. «Solche Fälle brauchen aber einen langen Schnauf, und am Ende verlieren leider alle», bedauert Rosenthal.

Anders als in Strafverfahren hat Autorin Simone Nadelhofer es in Untersuchungen bei Firmen selten erlebt, dass die Aussage verweigert wird. «Angestellte wissen, dass bei Verweigerung der Kooperation arbeitsrechtliche Sanktionen drohen», sagt sie. Zudem hätten Beteiligte häufig ein natürliches Bedürfnis, sich zu erklären. Schwieriger sei es bei ehemaligen Mitarbeitern, die nicht mehr direkt weisungsgebunden sind. «Hier kommt es vor, dass sie nicht zur Befragung erscheinen.» Auch in solchen Situationen müssen alternative Informationsquellen herangezogen werden.

Länderübergreifende Untersuchungen stellen Anwälte vor weitere Herausforderungen. «Ein zentraler Aspekt ist die rechtliche Komplexität», sagt Simone Nadelhofer. Unterschiedliche Rechtssysteme und Vorschriften in den betreffenden Ländern, variierende Datenschutzgesetze wie die DSGVO in der Europäischen Union oder das DSG in der Schweiz sowie andere arbeitsrechtliche Regelungen und Mitbestimmungsrechte erschweren eine einheitliche Vorgehensweise.

Hinzu kommen kulturelle Unterschiede: Geschäftspraktiken, Kommunikationsstile und Hierarchieverständnisse variieren je nach Land erheblich, was Missverständnisse oder Verzögerungen verursachen kann. Sprachbarrieren und der Bedarf an Übersetzungen stellen eine weitere Hürde dar. Ein kritisches Thema sind auch der Datentransfer und die Datensicherheit, da es in vielen Ländern Beschränkungen für grenzüberschreitenden Datenaustausch gibt. Auf logistischer Ebene sind die Koordination und das Zeitmanagement entscheidend. Zeitzonenunterschiede erschweren die Zusammenarbeit im Team, insbesondere wenn Vor-Ort-Untersuchungen in mehreren Ländern koordiniert werden müssen.

Im Fall der Ruag-Untersuchung sahen sich die untersuchende Kanzlei Niederer Kraft Frey (NKF) und die Eidgenössische Finanzkontrolle (EFK) gleich mit mehreren Herausforderungen konfrontiert. Es geht um einen millionenschweren Panzerdeal, Unregelmässigkeiten bei Ersatzteilgeschäften sowie Hinweise auf betrügerisches Verhalten und um über Jahre hinweg ignorierte interne Warnsignale, wie die EFK in ihrem Bericht schreibt.

Alles begann mit dem Kauf von 96 Leopard-1-Panzern von Italien sowie dem Handel mit Ersatzteilen für Leopard-2-Panzer – ein Geschäft, das eigentlich unproblematisch hätte sein sollen. Doch als bekannt wird, dass in Deutschland bereits ein Strafverfahren wegen des Handels mit Leopard-2-Ersatzteilen lief, schrillen auch in der Schweiz die Alarmglocken. Der Verwaltungsrat der Ruag MRO beauftragte die Kanzlei NKF mit einer Untersuchung, und die Finanzdelegation der eidgenössischen Räte rief die EFK auf den Plan.

Gravierende Mängel 

Die Finanzkontrolleure fanden nicht nur Hinweise auf betrügerisches Verhalten, sondern auch gravierende Mängel im Compliance Management der Ruag. Dazu gehören fehlende interne Kontrollmechanismen, unzureichende Dokumentation und eine mangelhafte Kommunikation zwischen Geschäftsleitung und Aufsichtsbehörden. Besonders heikel: Viele der Probleme, die jetzt zum Vorschein kommen, waren nicht zuletzt dank eines Whistleblowers bereits 2019 bekannt – und doch blieb man untätig.

Dies ist mit der Veröffentlichung des EFK-Berichts nun nicht mehr möglich. Die Ergebnisse der internen Untersuchung lassen allerdings auf sich warten. Wichtige Datensammlungen und damit verbundene Interviews mit Personen von Interesse für die Untersuchung stehen laut EFK noch aus. «So fehlen zum Beispiel aufgrund juristischer Herausforderungen Daten von der deutschen Tochtergesellschaft Ruag GmbH», heisst es von der EFK. Ebenso konnte das Bundesamt für Informatik als Auftragsdatenbearbeiter bislang einen Teil der E-Mails aus rechtlichen Gründen nicht entschlüsseln.

Auch wenn die interne Untersuchung noch nicht abgeschlossen ist – die Reputation der Ruag hat gelitten. Wie bei der HSG, dem Baukartell und anderen Unternehmen, bei denen Missstände entdeckt oder vermutet wurden, werden die Aufarbeitung und die Verbesserung der internen Prozesse entscheidend sein, um das Vertrauen von Kunden, Partnern und der Öffentlichkeit zurückzugewinnen. Die schonungslose Analyse der Ergebnisse von internen Untersuchungen trägt erheblich zu einer verbesserten Compliance bei.