Effizienz statt Kaffeekränzchen

Disziplin und Systematik tragen dazu bei, dass Komplexität erst gar nicht entsteht. Hier eine Wegleitung dazu.

Publiziert am 31.03.2002 um 01:00 Uhr

ZU CHECKLISTE 1

Vorbereitung der Besprechung

Legen Sie Thema und Ziel fest: Was soll in der Besprechung erreicht werden? Welche Themen gilt es zu besprechen, welche Entscheidungen/Problemlösungen zu treffen?
Prüfen Sie auch die Notwendigkeit: Ist das Treffen wirklich nötig, oder kann das Ziel auch im direkten Gespräch zwischen den Betroffenen oder auf schriftlichem Weg erreicht werden?
Bedenken Sie, wer wirklich dabei sein muss: In vielen Besprechungen sitzen aus alter Gewohnheit oder Prestigegründen zu viele Teilnehmer. Oft auch die falschen, während die für das Thema/Projekt wirklich wichtigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter fehlen. Laden Sie deshalb nur diejenigen ein, die zum gemeinsamen Ziel wirklich etwas beitragen können. Je mehr Sachverstand in der Runde vertreten ist (unabhängig von der Anzahl der Personen), desto grösser ist die Chance, zu guten Lösungen zu kommen.

Gute Vorbereitung bringt gute Entscheidungen

Informieren Sie rechtzeitig alle Beteiligten: Laden Sie mehrere Tage (wenn möglich Wochen) vor dem Termin schriftlich ein. Informieren Sie dabei über Thema/Themen und Ziel beziehungsweise über die einzelnen Tagesordnungspunkte, aber auch über Ort, Teilnehmer sowie den zeitlichen Rahmen und eventuell weitere wichtige Details (für längere Treffen beispielsweise Pausen oder Verpflegung). Legen Sie die Termine für regelmässige Besprechungen (beispielsweise Abteilungsbesprechungen) für einen längeren Zeitraum fest, am besten bereits für ein ganzes Jahr im Voraus.
Unterstützen Sie die Vorbereitung: Ideal ist es, wenn alle Teilnehmer einer Besprechung einige Tage vor dem Meeting zu jedem Besprechungspunkt eine schriftliche Darstellung der Fakten (inklusive der Ursachen) sowie verschiedener Lösungsansätze erhalten. So kann sich jeder gut vorbereiten, eigene Gedanken entwickeln und diese möglichst auch noch vor dem Treffen in die Runde geben – die beste Grundlage für kompetente Entscheidungen.

ZU CHECKLISTE 2

Leitung der Besprechung

Schaffen Sie eine positive Grundstimmung: Bei den regelmässigen Bereichs-/Abteilungsbesprechungen der Firmengruppe HelfRecht hat es sich bestens bewährt, an den Anfang jeweils einen Reihum-Bericht der Erfolge zu stellen: Jeder erzählt, was ihm seit dem letzten Treffen besonders gut gelungen ist, welche aussergewöhnlichen Erfolge es in seinem Bereich gegeben hat. Das motiviert für die anstehenden Herausforderungen.
Behalten Sie die Fäden in der Hand: Als Gesprächsleiter müssen Sie das richtige Mass finden zwischen steuern und laufen lassen. Auf der einen Seite verlangt die (teure) Arbeitszeit eine straffe Leitung eng am Thema, auf der anderen Seite ergibt gerade ein kreatives Brainstorming oft die fruchtbarsten und wertvollsten Lösungen.
Wichtig: Mit einer rechtzeitigen schriftlichen Vorbereitung können Sie das Brainstorming weit gehend in das Vorfeld der Besprechung verlegen und somit vermeiden, dass die Teilnehmer sich in ausschweifenden Diskussionen verzetteln.

ZU CHECKLISTE 3

Das Ziel heisst Entscheidungsfindung

Sorgen Sie für Entscheidungen: Achten Sie darauf, dass auch wirklich Entscheidungen gefällt werden. Bei einem Grossteil aller Meetings ist dies nämlich nicht der Fall. Einer der Hauptgründe: die ungenügende Vorbereitung der Teilnehmer – so geht man nach langwierigen Diskussionen ohne Ergebnis und somit genau so schlau aus dem Sitzungssaal hinaus, wie Stunden vorher hinein.
Protokollieren Sie die Entscheidungen: Fassen Sie die Gesprächsergebnisse zusammen. Lassen Sie in einem Protokoll schriftlich festhalten, was entschieden wurde.
Wichtig: Schreiben Sie konkret fest, wer bis wann welche Massnahmen erledigen wird und wer dies kontrolliert. Besprechen Sie beim nächsten Treffen vor den neuen Themen das Protokoll, und prüfen Sie, ob alle Punkte erledigt sind. Nicht erledigte Punkte werden im Protokoll bis zu ihrer Erledigung weitergeführt.

ZU CHECKLISTE 4

Nachbereitung der Besprechung

Kommunizieren Sie die Entscheidungen: Verteilen Sie an jeden Gesprächsteilnehmer eine Kopie des Protokolls. Informieren Sie zudem alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, denen in der Besprechung konkrete Aufgaben übertragen wurden. Wer von den Entscheidungen aus anderen Gründen direkt betroffen ist oder sie kennen muss, erhält einen entsprechenden Auszug aus dem Protokoll.
Erklären Sie die Beschlüsse: Bei den nicht beteiligten Mitarbeitern können unkommentierte «Chefentscheidungen» möglicherweise auf Unverständnis und mangelnde Akzeptanz stossen. Deshalb ist es wichtig, alle Beteiligten frühzeitig in Entscheidungsfindung und Information einzubeziehen. Je besser Sie die Beschlüsse bekannt machen und begründen, desto grösser wird die Akzeptanz sein und desto engagierter werden alle die beschlossenen Massnahmen mittragen.

Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser

Überwachen Sie die Umsetzung der Entscheidungen: Ein häufiger Fehler in vielen Unternehmen ist die fehlende Kontrolle: Da hat man sich nach langen Debatten schliesslich darauf geeinigt, wer was zu tun hat – doch dann passiert erst mal gar nichts. Und bei der nächsten Besprechung geht die Diskussion umso hitziger noch mal von vorne los. Prüfen Sie deshalb, ob die Umsetzung der Besprechungsergebnisse auch tatsächlich so läuft, wie im Protokoll vereinbart.

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