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Wie man das E-Mail-Biest zähmt

Manchmal sollte man E-Mails einfach ignorieren. (Bild: Keystone)

Hunderte E-Mails am Tag können ganz schönen Stress verursachen. Dabei kann man die Nachrichtenflut ganz einfach selbst beeinflussen – zur Not auch mit ungewöhnlichen Mitteln.

Von Laura Frommberg
14.07.2011

Eigentlich sollen E-Mails bei der Arbeit zu mehr Produktivität und einfacherer Kommunikation führen. Eigentlich. Denn: Beim Versenden der Nachrichten sollte man einige wichtige Regeln beachten, wenn man seine Kollegen damit nicht unnötig belästigen will. Stever Robbins ist «Produktivitätsexperte» und hat Tipps zusammengestellt, wie man dafür sorgt, dass die Mails beantwortet werden und nicht sofort im Müll landen.

Der Betreff als Schlüssel

Der Schlüssel ist schon der Betreff der E-Mail: «Nutzen  Sie den Betreff, um zusammenzufassen, nicht um zu beschreiben», so der Kommunikationsprofi. Statt also zu schreiben «Diskussion der Deadline» solle man lieber genauer sein und etwa schreiben «Artikel bis zum 26. verschicken». Nur so erkenne der Empfänger, wie wichtig es ist, auf die E-Mail zu reagieren.

Auch angesichts des ewigen CC-Wahns gibt es einiges zu beachten. Bevor man wahllos Menschen in die Empfängerliste setzt, solle man sich bei jedem Einzelnen fragen, warum – und in der Nachricht zumindest kurz auch darauf eingehen. Das helfe auch dem Absender, sich genau darüber klar zu werden, was er eigentlich sagen will.

«Ach ja: Und sollten wir Stefanie feuern?»

Im Zweifel rät Robbins, lieber mehrere E-Mails zu verschicken, um Struktur in die Kommunikation zu bringen. Das gilt für Mails an mehrere Empfänger genauso wie für solche mit mehreren Themensträngen. «Tun Sie das vor allem, wenn Sie kontroverse Themen mit allgemeinen mischen». Statt etwa zu schreiben «Bis zum ersten Februar brauchen wir die Präsentation...ach ja: und meinst Du, wir sollten Stefanie feuern?» solle man die beiden Themen getrennt behandeln. Aber auch hier ist weniger manchmal mehr: So können 500 kurze E-Mails am Tag genauso überfordern wie unstrukturierte Inhalte.

Kennen Sie die hier beschriebenen Probleme? Robbins hat auch Tipps, wie Empfänger ihre Kommunikationspartner «konditionieren» können. «Bringen Sie den Leuten bei, relevant zu sein!» Wenn man ständig in der CC-Zeile landet, solle man einfach einmal nachfragen, wie relevant diese Nachricht gerade eigentlich war. Dabei ist es aber wichtig, immer höflich zu bleiben, und den Kollegen nicht das Gefühl zu geben, dass man ihre Arbeit generell nicht wertschätze.

Fassen Sie sich kurz!

Ein weiterer Tipp: «Fassen Sie sich in Ihren Antworten kurz.» Auf ein zehnseitiges E-Mail-Manifest könne man ruhig auch mal mit «ja, alles in Ordnung so» antworten. So würden die Schreiber lernen, dass sie nicht grundsätzlich mit ebenso langen Antworten rechnen sollten. Für ausführliche Antworten könne man sich dann – wenn nötig – die Zeit nehmen, wann immer man sie hat.

Ausserdem sollte man niemals Angst haben, E-Mails auch zu ignorieren – wenn es wirklich wichtig ist, kommt das Thema sowieso wieder auf, so der Autor.

Und hier noch eine Anregung, die Robbins tatsächlich ernst meint – aber die sich wohl nur an Empfänger am oberen Ende der Karriereleiter richtet: «Lassen Sie die E-Mail-Schreiber für jede Nachricht bezahlen!». Eine Firmenchefin, mit der Robbins zusammen gearbeitet hat, habe das getan: Pro E-Mail, die an sie gesendet wurde, verlangte sie fünf Dollar. Die Folge: Weniger E-Mails, mehr Relevanz. Und angeblich hätten sich sogar die Angestellten darüber gefreut, weil sie gelernt hätten, reflektierter mit ihren Aufgaben umzugehen. Aber bevor man diese Massnahme ergreift, sollte man es vielleicht doch zuerst mit Ignorieren versuchen. 

(cms/tno)

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