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Effizientes Arbeiten 
Produktiver mit virtuellen Teams

Produktiver mit virtuellen Teams
Zur optimalen Leistung gehören auch Regenerationsphasen.  Fotolia

Produktivität ist das Zauberwort, das jedes Unternehmer-Herz höher schlagen lässt. Im Grunde ist sie eine simple Rechnung: Output gegen Input. Gerade KMU lassen viel Potential ungenutzt.

Kommentar  
Von Charly Suter
2015-05-04

Wer an Produktivität denkt, dem fallen automatisch Überstunden, Extraarbeit und Nächte am Schreibtisch ein. Schliesslich heisst voller Einsatz auch mehr Profit für das eigene Unternehmen. Gerade Firmen mit nur wenigen Mitarbeitern versuchen mit besonders viel Engagement fehlende Kapazitäten auszugleichen. Eigene Arbeitszeit wird von vielen Unternehmern nicht oberflächlich kontrolliert. Eine 70 Stundenwoche? Langfristig nicht produktiv. Bei zu vielen Aufgaben leidet als erstes die Qualität des Ergebnisses – und dann der das eigene Wohlbefinden.

Querstarter und Start-ups haben zwar eine zündende Idee, aber damit auch einen immensen zusätzlichen Arbeitsaufwand. Am Anfang eines jeden neuen Projekts heisst es: Probeläufe, Prototypen, Pionierarbeit. Dieser Schaffensdrang ist notwendig und sogar ein klarer Marktvorteil.

Die richtigen Dinge richtig tun

Damit Arbeit effizient und effektiv ist, lautet die Faustregel aber: Die richtigen Dinge richtig tun.

Die richtigen Dinge tun, das heisst vor allen Dingen eine langfristig durchdachte Strategie verfolgen. Die Dinge richtig zu tun, das ist Effizienz. Ein gutes Verhältnis von Qualität und Arbeitszeit sichert die Wirtschaftlichkeit eines Projekts. Bei Selbstständigen bedeutet dies: sich auf seine unternehmerischen Aufgaben konzentrieren.

Unternehmerische Aufgaben werden gerne vernachlässigt. Zu wichtig erscheinen Mitarbeit in Produktion oder Dienstleistung, Organisation und Schreibarbeit. Diese Arbeit sollte jedoch nur in der Anfangsphase zu den Aufgaben eines Unternehmers gehören. Einzelkämpfer haben es hier natürlich schwerer. Das Budget reicht oft nicht zusätzliche Vollzeitmitarbeiter einzustellen und selbst die Personalkosten für Teilzeitkräfte übersteigen manchmal die Möglichkeiten.

Trotzdem muss strategisch langfristig gedacht werden. Eine Firma ist immer auch ein grosses «Projekt». Daher ist Projektmanagement die Kernaufgabe der Führung.

Das magische Dreieck der Projektsteuerung

Das magische Dreieck der Projektsteuerung sind die Dimensionen Kosten, Zeit und Leistung.

Die Versteifung auf blosse, offensichtliche Kostensenkung ist kein Erfolgsgarant. Im Gegenteil: Kurzfristige Gewinnmaximierung, die auf Kostenminimierung aufgebaut ist, läuft besonders Gefahr den nachhaltigen Aspekt Kundennutzen aus den Augen zu verlieren.

Eigene verpulverte Zeit, in denen man sich mit Dingen beschäftigt, die nicht im eigenen Kompetenzfeld liegen, gehört genauso auf die schwarze Liste.

Zur optimalen Leistung gehören gerade auch Regenerationsphasen, so ist nun einmal jeder Organismus aufgebaut. Auch ein Unternehmer-Körper läuft leer und wird der Negativbilanz gewichtige Zahlen liefern.

Um das Gleichgewicht des Dreiecks intakt zu halten gilt: Delegation. Wichtige Service- und Marketingstrategien dürfen nicht dem Budget zum Opfer fallen. Lieber holt man sich virtuelle Hilfe.

Die eigene « Teamcloud » - Virtuelle Teams

Die digitale Welt ist mittlerweile ganz schön «bewölkt». Überall geben Cloud-Systeme die Möglichkeit Menschen und Unternehmen miteinander zu vernetzen. KMU haben dadurch die Möglichkeit professionelle Unterstützung in Anspruch nehmen zu können. Kreative und kaufmännische Dienstleistungen «on demand» bieten Entlastung und zugleich neuen Input für die Firma.

Virtuelle Assistenten (VA) können fast alles: Buchhaltung, Kundenservice, Webdesign und soziale Medien verwalten. Freelancer findet man auf Portalen wie oDesk.com oder freelancer.com.

Allein oDesk hat nach eigenen Angaben über acht Millionen Freelancer aus 180 Ländern registriert.

Kreative Köpfe und verantwortungsvolle Routiniers kümmern sich um neue Marketingkonzepte oder langweiligen aber notwendigen «Schreibkram». Nicht selten lohnt es sich so ein virtuelles Team zu kreieren, dass genau den wertvollen Input liefert, der die Firma braucht.

Auch kleine festangestellte Teams können mit Freelancern ergänzt werden. Letztlich findet ihr Arbeitsprozess in einer «Teamcloud», die am besten durch ein digitales Tool für Projektmanagement verwaltet wird. Wer noch keine Erfahrung mit File-Sharing, Instant Messaging und Videokonferenzen hat, sollte sich einmal die nützlichen Tools von Basecamp, Asana und Co. ansehen. Diese Projektmanagement-Tools – viele auch kostenlos zu haben – bieten einfache Teamkommunikation, Videochats, Meilensteine, Arbeitszeit-Tracking und vieles mehr.

Die Umwandlung in ein virtuelles Büro kommt dem KMU zusätzlich zu Gute. Schliesslich will man doch mithalten in der Arbeitswelt 4.0.

Content-Manager für die Website

Social Media Manager und Content-Manager für die eigene Webseite werden unerlässlich, um einen seriösen Auftritt im Web zu gewährleisten. Aktualisiert man seine Webseite übrigens nicht, wird man beim Google-Ranking automatisch abgestuft. Kunden werden den Facebook-Account der Firma nicht mehr aufsuchen, wenn keine interessanten Facts und Angebote gepostet oder Anfragen zu spät beantwortet werden.

Virtuelle Teams bedeuten am Anfang mehr Aufwand. Ein geeignetes Projekt-Tool finden, virtuelle und analoge Mitarbeiter zu einem Team wachsen lassen und in der Einarbeitungsphase besonders viel kommunizieren. Langfristig sind dies jedoch Investitionen, die KMU flexibel und dynamisch halten, also: produktiv.

 Die Kontributoren sind externe Autoren und wurden von bilanz.ch sorgfältig ausgewählt. Ihre Meinung muss nicht mit der Meinung der Redaktion übereinstimmen.

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